08/03/2013 - Escrito por: Felipe Mitamura Hatanaka 

Segundo a quinta edição do PMBOK, "projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo". O projeto possui algumas características como temporariedade, singularidade, incertezas e inserção de mudanças. Ou seja, um projeto tem inicio e fim, ele termina quando seus objetivos são alcançados (caso seja observado que os objetivos não serão alcançados, então o projeto pode ser cancelado).

Neste artigo irei abordar os temas que aprendi no curso de MBA que estou fazendo na FGV, juntamente com alguns livros que li. Para facilitar o entendimento vou listar os tópicos abordados:

• Gerenciar Projetos
• Grupos de Processos
• Iniciação
• Planejamento
• Execução do Projeto
• Monitoramento e Controle
• Encerramento do Projeto

Gerenciar Projetos

Para gerenciar projetos é necessário saber todos os grupos de processos e lidar com as pessoas, não sendo necessário ter o conhecimento técnico, ou seja, se o projeto for a construção de uma casa, o gerente de projetos não precisa ser um engenheiro ou entender de obras. Estabelecer objetivos claros e alcançáveis, balancear conflitos, gerenciar riscos, tempo e comunicação são, estes sim, fundamentais para gerenciar projetos.

Grupos de Processos

Podemos dividir um projeto em 5 grupos de processos: iniciação; planejamento; execução; monitoramento e controle e encerramento. A seguir a descrição de que cada um destes grupos.

Iniciação

A iniciação do projeto define e autoriza o projeto ou uma fase dele, e é divida em 2 grupos, que são o termo de aberto (certidão de nascimento do projeto) e a identificação das partes interessadas (stakeholders).

Termo de abertura

O termo de aberto é um documento que contem a justificativa, objetivos, restrições, premissas do projeto e define o gerente de projetos. Ele deve ser, depois de pronto e aprovado, assinado pelo dono do projeto (Sponsor).

A justificativa (business case) são as informações do ponto de vista do negócio e motivo cujo projeto está sendo iniciado, de acordo com o plano estratégico da organização.

Os objetivos do projeto devem ser específicos, mensuráveis, acordado, realista e ter tempo definido e custo indicado (SMART-C). O objetivo do projeto não deve ser confundido com o objetivo estratégico, o primeiro deve ser possível de alcançar e ter as características citadas anteriormente, o estratégico é o desejado (ex: aumento de 25% na geração de riqueza). Pois se for utilizado de forma errada o projeto pode nunca acabar e ser cancelado.

As restrições são todos os impedimentos que limitam as opções da equipe do projeto.

As premissas são o que se acredita ser verdade, mas que pode não acontecer (risco), por isso, deve ser monitorado e controlado.

Partes Interessadas (Stakeholders)

As partes interessadas são todos que influenciam no projeto, independente de ter interesse ou não pelo projeto, são os chamados stakeholders. Estas partes devem ser especificadas, ou seja, não ser generalizado, e pode ser divididos em 3 grupos de stakerholders: sponsor (dono do projeto); equipe do projeto e externos.

O sponsor possui um papel muito importante, pois tem o poder de cancelar o projeto a qualquer momento, fornece recursos financeiros e aprova o termo de abertura, plano de projeto e alterações. O ideal é que se tenha uma pessoa responsável por tomar as decisões, pois todas as decisões importantes são tomadas por ele.

O gerente de projetos deve garantir o bom relacionamento entre as partes interessadas, e fazer com que o interesse pelo projeto aumente ou, pelo menos, não diminua. Ele também garante que o os objetivos sejam alcançados.

Planejamento

Este grupo redefine os detalhes sobre o projeto e planeja ações necessárias para alcançar os objetivos e o escopo para os quais o projeto foi autorizado ser implantado e possui 24 processos, vamos falar de alguns deles.

Escopo do projeto

O escopo do projeto descreve os requisitos e as entregas do trabalho a ser realizado (mensurável, tangível e verificável) que devem ser feitas de acordo com a estrutura analítica do projeto (EAP) e tem como preocupação fundamental definir e controlar o que está ou não incluído no projeto. A EAP proporciona uma visualização e divisão de todos os pacotes de entregas em forma de arvore, cada conjunto de filhos somados gera 100% da entrega do pai.

Gerenciamento de tempo

O gerenciamento de tempo é o planejamento das atividades no tempo, ou seja, a definição do cronograma (definir e sequenciar as atividades, estimar recursos e duração). Quando aprovado chamamos de cronograma base.

Existem dois tipos de dependências de atividades, as mandatórias (inerentes à natureza do trabalho) e as não mandatórias (de acordo com a experiência da equipe ou preferencia). Duas atividades podem ter TI (término-início), II (início-início), TT (término-término) ou IT (início-término). Quando uma atividade começa antes do fim da predecessora dizemos que é um lead, e quando a uma defasagem de tempo dizemos lag.

Gerenciamento da comunicação

O gerenciamento da comunicação é fundamental para que o cronograma e o escopo do projeto sejam atendidos, deve planejar todas as entregas. Ou seja, a forma que serão feitas (exemplo: entrega de relatórios), de quem e para quem será feita determinada entrega e para quem.

Gerenciamento de Riscos

De acordo com as premissas pode-se identificar alguns dos riscos, tanto as ameaças quanto às oportunidades. No caso das ameaça deve-se fazer um plano para aceitar, evitar, mitigar ou transferir. Neste plano existe uma ação de contenção (para aceitar, evitar, mitigar ou transferir) e contingência (caso ocorra).

No caso das oportunidades para às oportunidades deve-se fazer uma ação de alavancagem (para aceitar, provocar, melhorar ou compartilhar) e aproveitamento (caso ocorra).

O risco ao longo do projeto tem um aumento no impacto, mas na medida em que aumenta o impacto diminui as incertezas. O risco tem uma causa raiz e um impacto.

Gerenciamento de custos

Para gerenciar os custos deve-se fazer um planejamento de tudo que será investido e verificar se o valor é compatível. Este planejamento deve ser seguido com exatidão, ou seja, não utilizar nem mais e nem menos do que foi planejado. No gerenciamento de custo temos a reserva de gerenciamento, que é o risco que ninguém consegue prever (muito fora da realidade). E tem também a reserva de contingência para ser utilizada nas ações de gerenciamento de risco caso ocorra o risco.

Execução do Projeto

Durante a execução deve-se seguir tudo que foi planejado, gerenciando a equipe e demais stakeholders, seguir processos e distribuir informações.

Monitoramento e Controle

Monitorar o projeto é verificar, acompanhar e analisar se tudo está correndo de acordo com o planejado e o controle são as ações para garantir o menor impacto e manter a direção do planejado caso algo sai do esperado.

Encerramento do Projeto

No fim do projeto deve-se formalizar a aceitação do produto, serviço ou resultado fazendo um dossiê com as entregas feitas e verificar as lições aprendidas. Com as lições aprendidas tem-se um melhoramento continuo na qualidade dos projetos (aprender com os erros e acertos), motivação da equipe e economia de tempo e recursos.

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